Многие владельцы бизнеса содержат в компании штатных снабженцев просто потому, что так принято. Но, возможно, систему пора менять. Для начала стоит разобраться, выгоден отдел закупок «инхаус» с экономической точки зрения или нет.
Чтобы оценить эффективность работы специалистов, не обязательно прибегать к сложным расчетам. Для объективного вывода достаточно анализа по 5 простых критериям.
Покрытие затрат закупщиками — не менее 80%
Это показатель, к которому следует стремиться. Такая работа снабженцев заслуживает уважения руководства и коллег из других отделов. Покрытие в пределах 50-80% считается результатом средним, требующим роста. Уровень менее 20% говорит о том, что закупщики не справляются со своими обязанностями. В итоге компания теряет возможную экономию.
Грамотная организация рабочего процесса
Главный индикатор эффективности отдела. Если сотрудники не в силах навести порядок в своем ведомстве, вряд ли могут быть полезны предприятию. Чтобы понять, насколько четко поставлена работа в отделе, изучите ряд вопросов:
- Способны ли закупщики анализировать текущую ситуацию и разрабатывать стратегию.
- Достаточно ли у них времени на оценку рисков и управление сложными проектами.
- Привлекают ли они более выгодных поставщиков или передовые решения.
- Используют ли в работе автоматизацию для ухода от бумажной рутины.
По всем позициям плюсы? Ваши специалисты не зря получают зарплату. Сплошные минусы? Значит, с отделом надо что-то делать.
Влияние закупщиков на продажи и производство
Весьма важный критерий. Например, снабженцы нашли оборудование, с которым изготовление продукции стало проще, а качество — выше. В итоге производственные затраты снизились, продажи готового товара возросли. Если в арсенале отдела за год набирается хотя бы 10% таких находок от общего числа проектов, эффективность сотрудников считайте подтвержденной.
Соотношение экономии от закупок и расходов на отдел
Первый показатель должен быть больше второго в 8-10 раз. Скажем, если отдел снабжения обходится вам в 1 млн руб. в год, то приносить он обязан 8-10 млн руб. — в виде экономии.
Важный момент: экономию нужно рассчитывать по методике, принятой во всех отделах. Прежде всего в финансовом. Допустим, показатель cost avoidance — предотвращение повышения затрат — финансисты не признают. А вот закупка техники по цене ниже, чем раньше, их вполне удовлетворит.
Поэтому, перед тем как оценивать деятельность снабженцев, установите единый подход к подсчету экономии в компании.
Сравните работу своих сотрудников и внешних специалистов
Приведем пример. Чтобы подготовить, согласовать и подписать контракт, сотруднику компании нужно 24 часа. В месяц он оформляет 5 таких документов — получается 120 часов. За час вы платите штатному снабженцу 1000 руб. Итого 120 тыс. руб.
Внешний специалист берет за час работы вдвое дороже. При той же производительности выходит 240 тыс. руб. Казалось бы, выбор в пользу закупщика «инхаус». Но судить нужно не по расходам на оплату труда, а по результатам. Предположим, приглашенный снабженец учел все риски, продлил отсрочку платежа, установил штрафы за опоздание поставок. А вашему специалисту для этого не хватило знаний. Кому вы отдадите предпочтение?
Как часто нужно проводить оценку эффективности снабженцев?
Не менее раза в год. Можете анализировать работу отдела своими силами или доверить ее экспертам. Важно, что будете держать руку на пульсе столь важной структуры и понимать, имеет ли смысл содержать ее в прежнем виде. Не исключено, что отдел нуждается в реорганизации. А может быть, целесообразнее обратиться к услугам аутсорсинговой компании.